DOCBOX®. Weniger suchen. Mehr erledigen.
Rechnungen, Verträge und gescannte Unterlagen an einem Ort: Das DOCBOX® DMS archiviert Ihre Dokumente, macht Inhalte durchsuchbar und regelt den Zugriff für Ihr Team. Wenn Sie mehr benötigen, ergänzen wir passende Freigabe- und Rechnungsprozesse. SYSolution richtet die Lösung nach Ihren Abläufen ein.
Ein Platz für Dokumente.
Ein Weg zurück zu ihnen.
DOCBOX® ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Unternehmen: Sie erfassen Unterlagen, legen sie strukturiert ab und finden sie später über den Inhalt wieder. Auch ohne ERP-Anbindung. Welche Mitarbeitenden Zugriff erhalten, legen Sie über Berechtigungen fest.
Die DOCBOX®-Funktionen im Überblick ↗Ein Dokument kommt an.
Per Scan oder Datei-Upload landet es im digitalen Eingangsfach.
Es bekommt seinen Platz.
Die Unterlage wird im passenden Bereich des Archivs abgelegt.
Sie finden es wieder.
OCR und Volltextsuche helfen, auch ohne exakten Dateinamen zu suchen.
Erfassen. Ablegen. Finden. Zusammenarbeiten.
Schon die Grundfunktionen lösen häufige Probleme im Dokumentenalltag. Für Freigaben und die weitergehende E-Rechnungsverarbeitung lässt sich DOCBOX® mit passenden Modulen erweitern.
Scannen oder hochladen
Papierunterlagen einscannen und vorhandene Dateien per Drag & Drop in DOCBOX® übernehmen.
GRUNDFUNKTIONUnterlagen geordnet ablegen
Rechnungen, Verträge und weitere Geschäftsdokumente in einer nachvollziehbaren Archivstruktur verwalten.
GRUNDFUNKTIONIm Inhalt suchen
Die integrierte OCR erkennt Text. So lassen sich Dokumente auch über Begriffe im Inhalt finden.
GRUNDFUNKTIONZugriffe festlegen
Berechtigungen bestimmen, wer Dokumente sehen oder bearbeiten darf – auch über Teams hinweg.
GRUNDFUNKTIONFreigaben steuern
Mit dem Workflow-Modul Aufgaben, Fristen und Vertretungen für wiederkehrende Abläufe einrichten.
ZUSATZMODULE-Rechnungen verarbeiten
Mit geeigneten Modulen XRechnung und ZUGFeRD anzeigen, Rechnungsdaten auslesen und zur Bearbeitung bereitstellen.
ZUSATZMODULE ERFORDERLICHWo verlieren Sie heute Zeit? Beim Ablegen, Suchen oder Freigeben? Zeigen Sie uns Ihren Ablauf – wir besprechen, wie DOCBOX® ihn unterstützen kann.
DOCBOX® kennenlernen ↗Ein DMS, das heute hilft. Und morgen mitwächst.
Sie müssen nicht erst ein ERP einführen, um Ordnung in Ihre Dokumente zu bringen. DOCBOX® löst den unmittelbaren Bedarf an Ablage und Suche. Weitere Abläufe und die Verbindung zu Haufe X360 können hinzukommen, wenn sie für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Dokumente direkt aufbereiten
PDF-Seiten trennen, an andere Dokumente anhängen oder neu zusammenstellen – ohne die Ablage aus dem Blick zu verlieren.
Passend betreiben
DOCBOX® gibt es als Cloud-Lösung oder für den Betrieb auf einem eigenen Server. Welche Variante passt, klären wir anhand Ihrer IT.
Gezielt erweitern
Freigabeprozesse und E-Rechnungsverarbeitung kommen mit passenden Modulen hinzu; auch die Anbindung an Haufe X360 ist möglich.
Geschäftsvorgang und Dokument gehören zusammen.
DOCBOX® ist ein eigenständiges DMS. Mit unserer Integration für Haufe X360 können Sie relevante Unterlagen im Kontext Ihrer ERP-Vorgänge nutzen: Verträge beim Kunden oder Lieferanten, Belege beim passenden Geschäftsfall. So müssen Sie Informationen nicht erst in einer getrennten Ablage zusammensuchen.
Die Integration im Detail ansehen ↗Auch vom DOCBOX®-Hersteller vorgestellt ↗
X360 ERP · Vorgänge
Belege und Vertragsdateien dort finden, wo sie für den Geschäftsprozess benötigt werden.
Dann sollten Ihre Dokumente mitkommen.
Ergänzen Sie das ERP um ein DMS: Dokumente strukturiert archivieren, per Volltext suchen und relevante Unterlagen aus X360 heraus aufrufen. Wir besprechen mit Ihnen, welche Anbindung zu Ihren Abläufen passt.
DOCBOX® für X360 ansehen ↗Und wo laufen Ihre Geschäftsvorgänge zusammen?
Haufe X360 verbindet Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager in einem ERP. Wenn Sie diese Prozesse künftig gemeinsam steuern möchten, zeigen wir Ihnen, wie sich Ihr DMS damit verbinden lässt.
Haufe X360 kennenlernen ↗
Die Software kann viel.
Entscheidend ist, wie sie
bei Ihnen arbeitet.
Wir schauen auf Ihre Abläufe und Ihre bestehende IT. Dann richten wir DOCBOX® so ein, dass Suche, Freigaben und – wenn sinnvoll – das ERP zusammenspielen.
Erst verstehen, dann einrichten.
Wir klären Dokumentarten, Zuständigkeiten und bisherige Abläufe, bevor Strukturen und Workflows festgelegt werden.
DMS und IT zusammen denken.
Wir berücksichtigen Berechtigungen, Arbeitsplätze und vorhandene Systeme bei der Einrichtung.
Auch nach dem Start ansprechbar.
Wir begleiten die Einführung und besprechen Anpassungen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
Gut zu wissen.
Die wichtigsten Antworten vor dem ersten Gespräch.
Was ist DOCBOX® genau?
DOCBOX® ist ein Dokumentenmanagementsystem für digitale Archivierung, Suche und dokumentenbezogene Abläufe. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der gewählten Version und den Modulen ab.
Kann DOCBOX® XRechnungen und ZUGFeRD verarbeiten?
Ja, mit den passenden Zusatzmodulen. Für die Anzeige bestimmter XML-Formate ist laut DOCBOX® der Extractor erforderlich; zum Auslesen von Metadaten und für bestimmte Prüfungen werden weitere Module benötigt.
Kann DOCBOX® auch E-Mails archivieren?
Ja, mit dem Zusatzmodul für E-Mail-Archivierung. Die Anbindung und passende Archivierungsregeln richten wir anhand Ihrer E-Mail-Umgebung ein.
Funktioniert DOCBOX® ohne Haufe X360?
Ja. DOCBOX® kann unabhängig als DMS eingesetzt werden. Die Verbindung mit Haufe X360 ist eine zusätzliche Möglichkeit für Unternehmen, die ERP und Dokumente gemeinsam nutzen möchten.
Ist eine GoBD-konforme Archivierung automatisch garantiert?
DOCBOX® stellt Funktionen für revisionssichere Ablage bereit. Die richtige Konfiguration und die dokumentierten Abläufe im Unternehmen gehören ebenfalls zu einer ordnungsgemäßen Umsetzung.
Was kostet DOCBOX® mit SYSolution?
Das hängt von Betriebsform, Anzahl der Nutzer, Modulen und der gewünschten Einrichtung oder Integration ab. Im Gespräch klären wir erst den passenden Umfang.
Zeigen Sie uns Ihren Dokumentenprozess.
Wir besprechen, wo Sie heute Zeit durch Suchen, Weiterleiten oder Systemwechsel verlieren – und zeigen Ihnen, wie DOCBOX® mit SYSolution zu Ihren Abläufen passen kann.
