awell mit Haufe X360:
Serviceprozesse einfach steuern.
awell verbindet mit Haufe X360 Aufträge, Leistungsscheine und Warenbestellungen im Facility-Management. Lesen Sie, wie SYSolution die ERP-Lösung schrittweise an die Abläufe des Dienstleisters angepasst hat.
Die Kundenstimme zum ERP-Projekt
Markus Wolf Geschäftsführer von awell"Haufe X 360 eröffnet uns alle Möglichkeiten, um viele Prozesse zu automatisieren, Kundensysteme zu integrieren und das Bestellwesen zu präzisieren. Das ist die technische Basis für unseren zukünftigen Erfolg. Auch mit der Arbeit von SYSolution sind wir sehr zufrieden.“
Haufe X360 bei awell: die Basis für die Digitalisierung
Die Facility-Spezialisten von awell betreuen Immobilien in ganz Deutschland. Haufe X360 dient als Steuerungszentrale und Basis der weiteren Digitalisierung. SYSolution passte die Lösung unter anderem für Leistungsscheine, Aufträge und das Bestellwesen an. Die Weiterentwicklung erfolgt schrittweise im Austausch mit den Anwendern.
Passende Funktionsbereiche: Servicemanagement · Warenwirtschaft
Haufe X360 bei awell: Vorteile im Überblick
- Systematisch: Stufenweiser Go-Live neuer ERP-Funktionen für die kontinuierliche Digitalisierung.
- Präzise: Reinigungsteams mit Leistungsscheinen aus dem ERP steuern.
- Einfach: Warenbestellungen im System mit Direktversand der Reinigungsmittel an die Teams vor Ort.
- Umfangreich: Anpassung des ERP durch SYSolution für branchenspezifische Anforderungen.
- Geplant: Schnittstellen zu den ERP-Systemen der Kunden für die direkte Auftragsverarbeitung.
- Ebenfalls geplant: Digitale Informationen und Kundenunterschriften auf Tablet oder Smartphone mit Rückmeldung ans ERP.
5 Fragen – 5 Antworten zum Haufe-X360-Projekt
1. Wie war die Ausgangslage bei awell?
Zum Zeitpunkt des Referenzberichts betreuten rund 700 eigene Mitarbeitende und zusätzliche Partnerfirmen etwa 1.500 Grundstücke und Gebäude. Die Leistungen reichen von Gebäudereinigung und -instandhaltung über Grünanlagenpflege, Parkplatzservice und Winterdienst bis zum technischen Facility-Management.
Kunden sind unter anderem Industriebetriebe, Banken, Kliniken und ein Fußballstadion. Mehr als 30 Jahre wurde eine eigene ERP-Software eingesetzt. Für die gewünschten Digitalisierungsschritte wäre deren Weiterentwicklung zu aufwendig gewesen.
2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Der erste Kontakt mit Haufe X360 und SYSolution entstand 2021. Der Kick-off zur Einführung folgte Anfang 2024. In einer Reihe von Meetings wurden die Unternehmensprozesse gemeinsam analysiert. Branchenspezifische Anforderungen machten zusätzliche Erweiterungen notwendig.
Die gemeinsame Prozessaufnahme zeigte, wo sich Standardfunktionen nutzen lassen und an welchen Stellen spezifische Erweiterungen erforderlich sind. Damit entstand keine isolierte Softwarelösung, sondern eine Grundlage für mehrere aufeinander abgestimmte Digitalisierungsschritte.
Für awell war damit die Frage verbunden, wie sich die vielfältigen Leistungen in einer gemeinsamen ERP-Umgebung organisieren lassen. Aufträge, wiederkehrende Reinigungsaufgaben und Materialbestellungen gehören im Alltag zusammen. Die Prozessaufnahme bildete die Grundlage, um diese Anforderungen gemeinsam mit SYSolution einzuordnen.
3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems?
Eine Key-User-Gruppe aus verschiedenen Unternehmensbereichen erarbeitete die Anforderungen in Workshops. SYSolution programmierte Detaillösungen und passte die ERP-Umgebung schrittweise an. Dazu gehören ein Vertragsmodul zur Verwaltung von Kooperationspartnern und deren Verträgen sowie ein spezielles Modul für die Vergütung externer Leistungen.
Insbesondere die Verwaltung externer Partner ist für einen bundesweit tätigen Facility-Dienstleister wichtig. Verträge, Leistungen und Vergütungen müssen zusammenpassen. Die zusätzlichen Module berücksichtigen diese Anforderungen innerhalb der zentralen ERP-Umgebung.
Die zusätzlichen Module ergänzen die Abläufe für Aufträge und Leistungsscheine um die Verwaltung der externen Zusammenarbeit. Damit berücksichtigt die Modellierung sowohl die Leistungen vor Ort als auch die zugehörigen Vertrags- und Vergütungsinformationen innerhalb derselben ERP-Umgebung.
4. Was zeichnete die Umstellung aus?
Im ersten Schritt wurden die Abläufe der bisherigen Eigenentwicklung in Haufe X360 nachgebildet. Dadurch konnten Mitarbeitende mit vertrauten Prozessen weiterarbeiten. Zusätzliche Funktionen und Digitalisierungsschritte wurden anschließend nach und nach ergänzt.
Dieser Ansatz reduzierte den Umstellungsaufwand für die Anwender: Zuerst wurden bekannte Arbeitsschritte übernommen, erst danach kamen neue Möglichkeiten hinzu. Die Digitalisierung entwickelte sich so entlang konkreter Aufgaben aus dem Tagesgeschäft.
Bei awell wurde die Einführung damit als Abfolge mehrerer Entwicklungsschritte umgesetzt. Die Mitarbeitenden konnten zunächst auf den bekannten Abläufen aufbauen. Erweiterungen kamen anschließend hinzu und ergänzten diese Grundlage. Der Referenzbericht beschreibt diesen stufenweisen Ausbau als Vorgehen für die weitere Digitalisierung.
5. Wie profitiert awell vom neuen ERP?
Auftragsabwicklung: Großaufträge enthalten Reinigungsleistungen an zahlreichen Immobilien. Im beschriebenen Projektstand kommen Aufträge aus den SAP-Systemen der Kunden als E-Mail-Anhang an und werden manuell erfasst. Eine direkte Schnittstelle ist geplant.
Teamsteuerung: Das ERP erstellt Leistungsscheine mit Reinigungshäufigkeit und Ausführungsangaben. Die Teams erhalten sie per E-Mail; Kunden bestätigen die erledigte Arbeit per Unterschrift. Geplant ist die digitale Bereitstellung auf Tablets einschließlich Unterschrift und direkter Rückmeldung ans ERP.
Warenwirtschaft: Hersteller liefern Reinigungsmaterial überwiegend direkt an die Teams. Diese melden ihren Bedarf an die Zentrale, die Bestellungen im ERP ausführt. Mitarbeitende prüfen die Mengen anhand ihrer Erfahrung. Eine künftige Plausibilitätsprüfung anhand historischer Daten wird im Referenzbericht als Möglichkeit beschrieben.
Was zeigt das ERP-Projekt von awell?
Das Projekt verdeutlicht, dass eine ERP-Einführung nicht sofort sämtliche Prozesse verändern muss. Bei awell dient Haufe X360 zunächst als verlässliche Basis für Aufträge, Leistungsscheine und Bestellungen. Weitere Schnittstellen und mobile Rückmeldungen wurden im Referenzbericht ausdrücklich als nächste Entwicklungsschritte beschrieben.
Für Ihr eigenes Vorhaben sind ähnliche Fragen hilfreich: Welche Abläufe sollen zunächst übernommen werden? Wo benötigen Mitarbeitende zusätzliche Unterstützung? Und welche Schnittstellen sind für spätere Schritte wichtig? SYSolution bespricht mit Ihnen, wie sich Anforderungen und Einführungsschritte sinnvoll aufeinander abstimmen lassen.
SYSolution – einer der erfahrensten Haufe X360 Partner an Ihrer Seite.
Ihr Unternehmen hat eigene Abläufe, gewachsene Strukturen und klare Ziele. Deshalb beginnt ein gutes ERP-Projekt mit einem Partner, der genau hinsieht: Wo verlieren Sie Zeit? Welche Informationen fehlen? Was muss einfacher werden? Bei SYSolution stehen Ihre Antworten am Anfang der Lösung.
Wir verbinden Erfahrung mit Haufe X360, Prozessberatung, eigene Softwareentwicklung und IT-Kompetenz. Ihre Ansprechpartner verstehen Ihre Anforderungen und übernehmen die technische Umsetzung – von Datenübernahme und Schnittstellen bis zur Einführung und persönlichen Betreuung.
Unsere Erfahrung reicht bis zu den ersten Kundenprojekten in Produktion und Service zurück. SYSolution gewann den ersten Produktionskunden und den ersten Servicekunden im Haufe-X360-Partnernetzwerk. Beide Unternehmen betreuen wir bis heute. Die Auszeichnung „Haufe X360 Branchen Champion Produktion“ unterstreicht unsere Kompetenz.
Wenn Ihre Anforderungen über den Standard hinausgehen, prüfen wir passende Erweiterungen und Schnittstellen. Auch nach dem Start bleiben wir persönlich erreichbar und entwickeln Ihre Lösung gemeinsam mit Ihnen weiter.
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