Regio-Frucht mit Haufe X360
Frische braucht Tempo.

Regio-Frucht: Die Kundenstimme zum ERP-Projekt

Benjamin Rückle Betriebsleitung bei Regio-Frucht

„Die ERP-Lösung von SYSolution unterstützt unser extremes Tempo in perfekter Weise. So erstellen wir zum Beispiel dutzende Produktionsaufträge und Etiketten mit wenigen Klicks. Außerdem erfolgen alle Rechnungsläufe vollständig automatisiert in einem festen Rhythmus. Das Ganze ist eine perfekte Lösung.“

In wenigen Stunden von der Bestellung bis zur Auslieferung

Regio-Frucht verarbeitet und vertreibt ultrafrische Obst- und Gemüseprodukte. Zwischen Bestellung, Produktion und Auslieferung liegen oft nur wenige Stunden. SYSolution entwickelte mit dem Unternehmen eine ERP-Lösung für dieses Tempo und besondere Kundenanforderungen. Die Zusammenarbeit setzte auf pragmatische Umsetzung, direkte Kommunikation und regelmäßige Rückmeldungen.

Im Mittelpunkt steht eine durchgängige Verbindung der Arbeitsschritte: Aus der Bestellung müssen die passenden Informationen für Produktion und Etikettierung entstehen; anschließend folgt die Abrechnung nach den Vereinbarungen mit dem Kunden. Die ERP-Anpassungen setzen deshalb an mehreren Stellen derselben Prozesskette an.

Die beschriebenen Abläufe verbinden Warenwirtschaft, Produktion und Finanzbuchhaltung mit Haufe X360.

5 Vorteile für Regio-Frucht mit Haufe X360

• Effizienter: Auftragsbestätigungen werden 90 Prozent schneller erstellt – mit nur einem Klick.
• Schneller: Produktetiketten mit individuellen Wareninformationen lassen sich automatisiert konfigurieren.
• Automatisierter: Der Rechnungslauf ist 50 Prozent schneller und erfolgt in einem Rhythmus, der zu den Kundenwünschen passt.
• Gründlicher: Das durch das ERP gesteuerte Mahnwesen läuft doppelt so schnell ab.
• Einfacher: Individuelle Funktionen für Daueraufträge und spezielle Preismodelle werden durch SYSolution umgesetzt.

1. Wie war die Ausgangslage?

Das Familienunternehmen produziert unter anderem Obstsalate und geschnittene Salate. Flexible Kundenwünsche und kurze Durchlaufzeiten prägen den Alltag. Das bisherige SAP Business One wurde überwiegend für Auftragsbestätigungen genutzt, weil die Erklärungen zur Umsetzung weiterer Anforderungen als kompliziert empfunden wurden. Gesucht war eine umfassender nutzbare Lösung.

Für einen Betrieb mit kurzen Durchlaufzeiten ist die Verbindung dieser Aufgaben besonders wichtig. Individuelle Kundenwünsche betreffen sowohl die Bestellung als auch die spätere Bearbeitung. Gesucht war deshalb eine Umgebung, in der die täglichen Aufgaben umfassender abgebildet und die benötigten Sonderfunktionen verständlich umgesetzt werden konnten.

2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360 und SYSolution?

Über eine Websuche kam Regio-Frucht zu Haufe X360 und SYSolution. Entscheidend war eine einfach konfigurierbare Alternative und eine unkomplizierte, pragmatische Zusammenarbeit mit schlanken Prozessen.

Für Regio-Frucht gehörten die Konfigurierbarkeit der Software und die Arbeitsweise des Partners eng zusammen. Die Anforderungen sollten gemeinsam geklärt und anschließend konkret im System umgesetzt werden. Der pragmatische Ansatz von SYSolution passte zu einem Unternehmen, dessen Tagesgeschäft von schnellen Abläufen und flexiblen Kundenwünschen geprägt ist.

3. Wie wurde Haufe X360 an Regio-Frucht angepasst?

Besondere Anforderungen wurden in Video-Calls besprochen und Modul für Modul umgesetzt. Anschließend testeten die Anwender ihre Umgebung über mehrere Wochen und meldeten Änderungswünsche. SYSolution ergänzte individuelle Funktionen: Daueraufträge lassen sich über einen Online-Terminplan anlegen, Preisaufschläge anhand unterschiedlicher Kundenklassen definieren.

Die Testphase verband die technische Einrichtung mit den Erfahrungen der späteren Anwender. Diese konnten über mehrere Wochen prüfen, wie die Umgebung zu ihren Aufgaben passte, und Änderungswünsche zurückmelden. Die Umsetzung der Daueraufträge und Preisaufschläge zeigt, wie dabei auch konkrete Besonderheiten der Kundenbeziehungen berücksichtigt wurden.

4. Was zeichnete die Umstellung aus?

Regio-Frucht startete früh mit einer ersten Lizenz in den Produktivbetrieb. Damit sollte sich die Lösung zunächst praktisch bewähren. Ein erneuter Anbieterwechsel blieb eine theoretische Möglichkeit, wurde aber nicht erforderlich. Weitere Lizenzen ergänzten das System kurz darauf.

Der frühe Einstieg machte die Arbeit mit dem System praktisch erfahrbar. Zunächst stand eine erste Lizenz zur Verfügung; weitere kamen nach dem Start hinzu. Damit beschreibt die Referenz einen zügigen Beginn und einen anschließenden Ausbau der Nutzung, nachdem sich die Lösung im Unternehmen bewährt hatte.

5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?

Vertrieb und Produktion: Eine angepasste Eingabemaske erleichtert die Auftragserfassung. Produktionsaufträge und Etiketten entstehen mit wenigen Klicks.

Enthält eine Bestellung zehn Produkte, werden die zehn zugehörigen Produktionsaufträge und Etiketten automatisiert gedruckt und an die Produktion übergeben.

Buchhaltung: Rechnungen werden automatisiert zugestellt. Kunden erhalten ihre Sammelrechnungen je nach Vereinbarung täglich, wöchentlich oder in einem anderen Rhythmus. Die Vernetzung mit Bankkonten unterstützt auch das Mahnwesen.

Damit greifen Auftragserfassung, Produktionsunterlagen und Abrechnung ineinander. Der Kunde bestellt unterschiedliche Produkte, die Produktion erhält die zugehörigen Aufträge und Etiketten, und die Buchhaltung berücksichtigt den vereinbarten Rechnungsrhythmus. Die genannten Zeitvorteile beziehen sich auf diese konkreten Abläufe des Kundenprojekts und machen den Nutzen der individuellen ERP-Modellierung nachvollziehbar.