PDF in ZUGFeRD umwandeln: 4 Schritte – Einfach erklärt
DOCBOX® E-INVOICE EDITION · E-RECHNUNG · DIGITALISIERUNG
Keine passende E-Rechnungs-Software? Kein Problem. Erstellen Sie Ihre Rechnungen weiterhin mit dem bisherigen Programm als PDF. Die DOCBOX® E-Invoice Edition ergänzt die Umwandlung in das ZUGFeRD-Format, den elektronischen Versand und die digitale Archivierung.
PDF in ZUGFeRD umwandeln wird für viele Unternehmen spätestens mit den nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht wichtig. Besonders dann, wenn die bisherige Rechnungssoftware zwar zuverlässige PDF-Rechnungen erstellt, aber keine strukturierten E-Rechnungen ausgeben kann. Genau hier setzt die DOCBOX® E-Invoice Edition an: Sie ergänzt vorhandene Abläufe, statt einen vollständigen Softwarewechsel vorauszusetzen.
Warum eine normale PDF-Rechnung nicht mehr ausreicht
Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist zwar digital, enthält aber nicht automatisch die vorgeschriebenen strukturierten Rechnungsdaten. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine einfache PDF-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Für inländische B2B-Umsätze gelten bei der Ausstellung noch Übergangsregeln. Wer eine PDF in ZUGFeRD umwandeln möchte, muss deshalb die Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten beachten.
Bisherige PDF-Rechnung
Für Menschen gut lesbar, aber ohne einen strukturierten Datensatz nicht automatisch als E-Rechnung geeignet.
ZUGFeRD-E-Rechnung
Kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten – im passenden Profil elektronisch verarbeitbar.
DOCBOX® E-Invoice Edition: PDF rein, ZUGFeRD raus
Die E-Invoice Edition ergänzt bestehende Rechnungs-, ERP- oder Faktura-Programme. Rechnungen werden zunächst wie gewohnt erstellt. Anschließend erkennt die Cloud-Lösung die relevanten Informationen aus dem PDF KI-gestützt und stellt sie für die ZUGFeRD-Erstellung bereit. Der weitere Ablauf umfasst den eingerichteten Versand und die digitale Archivierung. So können Sie PDF in ZUGFeRD umwandeln, ohne Ihren bisherigen Faktura-Prozess vollständig neu aufzubauen.
Rechnung als PDF erstellen
Sie arbeiten weiterhin in Ihrer vertrauten Rechnungssoftware und erzeugen wie bisher eine PDF-Ausgangsrechnung.
Daten automatisch erkennen
Die DOCBOX® analysiert das Dokument KI-gestützt und bereitet Rechnungsnummer, Beträge, Empfängerdaten und weitere relevante Informationen auf.
ZUGFeRD erstellen und versenden
Die erkannten Daten werden für die strukturierte E-Rechnung genutzt. Der Versand erfolgt über den vorgesehenen, eingerichteten Prozess.
Digital archivieren und wiederfinden
Die Ausgangsrechnung wird in der DOCBOX® abgelegt, bleibt recherchierbar und kann in einen nachvollziehbaren Archivierungsprozess eingebunden werden.
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wen betrifft sie?
Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen bei den grundsätzlich erfassten inländischen B2B-Umsätzen wird schrittweise wirksam. Entscheidend ist auch der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Die grundsätzliche Empfangspflicht besteht bereits seit Anfang 2025.
Empfang von E-Rechnungen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können.
Nächste Stufe der Ausstellungspflicht
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr können die allgemeine Übergangsregel für sonstige Rechnungen nicht mehr nutzen.
Ende der allgemeinen Übergangsfrist
Auch für Unternehmen mit geringerem Vorjahresumsatz gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich, soweit keine Ausnahme besteht.
Die dargestellten Fristen beziehen sich auf die gesetzlichen Übergangsregeln für inländische B2B-Umsätze. Es bestehen Ausnahmen, beispielsweise für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern. Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren gesetzlichen Regelungen.
E-Rechnung einführen, ohne die Rechnungssoftware zu wechseln
Nicht jedes Unternehmen möchte sein eingespieltes Rechnungsprogramm allein wegen der elektronischen Ausgangsrechnung ersetzen. Wenn die bestehenden PDF-Dokumente für die Verarbeitung geeignet sind, kann eine ergänzende Lösung den Umstellungsaufwand deutlich reduzieren. So lässt sich PDF in ZUGFeRD umwandeln, während die gewohnte Rechnungserstellung bestehen bleibt.
Vertraute Abläufe behalten
Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Rechnungssoftware weiter. Das reduziert Veränderungen bei Schulung und Bedienung.
Weniger manuelle Arbeit
Relevante Rechnungsdaten werden KI-gestützt erkannt und für die Erstellung strukturierter E-Rechnungen aufbereitet.
Versand und Archiv im Prozess
Die Lösung verbindet Rechnungserstellung, elektronischen Versand und nachvollziehbare digitale Ablage.
Cloud statt eigener DOCBOX-Server
Die E-Invoice Edition wird als Cloud-Lösung angeboten. Eine eigene DOCBOX®-Serverinstallation ist dafür nicht erforderlich.
Ausbaufähig zum DMS
Wer später weitere Dokumentenprozesse digitalisieren will, kann die Lösung nach Anbieterangaben zur vollständigen DOCBOX® erweitern.
Passend zum Bestand prüfen
Entscheidend sind Ihre konkreten PDF-Rechnungen, Pflichtangaben, Sonderfälle und Anforderungen an den Rechnungsversand.
Kann Ihre PDF-Rechnung automatisch zur E-Rechnung werden?
Ob sich Ihre bisherigen PDF-Rechnungen zuverlässig in ZUGFeRD umwandeln lassen, hängt unter anderem vom Aufbau der Belege und der Erkennbarkeit der Rechnungsdaten ab. Eine sinnvolle Einführung beginnt deshalb mit echten Beispielen aus dem Unternehmen. Wenn Sie PDF in ZUGFeRD umwandeln möchten, sind besonders wichtig:
- Vollständige und korrekte Pflichtangaben auf der Ausgangsrechnung
- Erkennbare Positionen, Steuersätze, Beträge und Rechnungsempfänger
- Besondere Rechnungsarten wie Abschläge, Gutschriften oder Stornos
- Das benötigte ZUGFeRD-Profil und die Anforderungen Ihrer Kunden
- Ein geregelter Prüf-, Freigabe-, Versand- und Archivierungsprozess
Drei Fragen zur DOCBOX® E-Invoice Edition
Kann ich PDF in ZUGFeRD umwandeln, ohne meine Software auszutauschen?
Nicht zwingend. Gerade wenn die vorhandene Software gut funktioniert und geeignete PDFs erzeugt, kann die DOCBOX® E-Invoice Edition die fehlenden E-Rechnungsfunktionen ergänzen.
Ist jede PDF-Rechnung automatisch eine gültige E-Rechnung?
Nein. Erst ein geeignetes strukturiertes Rechnungsformat mit korrekten Angaben erfüllt die entsprechenden Anforderungen. Die erzeugte Datei und der Prozess sollten geprüft werden.
Benötigen wir einen eigenen DOCBOX®-Server?
Für die E-Invoice Edition nach Anbieterbeschreibung nicht: Sie ist als Cloud-Lösung konzipiert. Welche Voraussetzungen im Einzelfall bestehen, lässt sich im Beratungsgespräch klären.
