Docbox
Funktionen des DMS von docbox im Überblick
Dokumente intelligent verwalten mit Docbox
Mit dem DocBox Dokumentenmanagement-System organisieren Sie alle wichtigen Geschäftsdokumente zentral, digital und übersichtlich. Ob Verträge, Rechnungen oder interne Unterlagen – alles ist sicher gespeichert, schnell auffindbar und jederzeit zugänglich. So optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, minimieren Fehler und schaffen mehr Transparenz im Unternehmen.
Einsatzbereich
DocBox eignet sich ideal für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatpersonen. Besonders vorteilhaft ist der Einsatz in Bereichen mit hohem Dokumentenaufkommen, wie beispielsweise bei der Bearbeitung von Rechnungen oder der Integration in ERP-Systeme.
Vorteile:
- Flexible Betriebsmodelle:
Mit dem DMS-System DocBox flexibel: Inhouse (On-Premise) oder Cloud, jederzeit einfacher Wechsel ohne Datenverlust. - Rechtssichere Archivierung:
GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ohne Zusatzsoftware sowie umfassende Lösch- und Benutzerrechteverwaltung. - Umfangreiche PDF-Bearbeitung:
Dokumente können getrennt, zusammengefügt und Seiten innerhalb von PDFs umgestellt werden. - Integration und Automatisierung:
Anbindung an DATEV und andere FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten, plus regelbasierte E-Mail-Verteilung im DMS. Plattformunabhängigkeit und Bedienkomfort:
Mit dem DMS-System DocBox: Webanwendung für alle Betriebssysteme, inkl. grafischem Workflow-Editor und schneller Installation.
Funktionen
Zentrale digitale Dokumentenablage
Alle Geschäftsdokumente werden übersichtlich an einem Ort sicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
- Schneller Zugriff auf Dokumente ohne langes Suchen
- Revisionssichere Speicherung gemäß gesetzlicher Vorgaben
- Zugriff jederzeit und von überall möglich
Automatische Dokumentenerkennung
Eingehende Dokumente wie Rechnungen oder Verträge werden automatisch erkannt und klassifiziert.
- KI-gestützte Texterkennung (OCR) für präzise Zuordnung
- Automatische Archivierung basierend auf vordefinierten Regeln
- Reduzierung manueller Eingaben und Fehlerquellen
Nahtlose ERP-Integration
DOCBOX® lässt sich einfach in bestehende ERP-Systeme integrieren und unterstützt so reibungslose Geschäftsprozesse.
- Automatisierter Datenaustausch zwischen DOCBOX® und ERP-Systemen
- Optimierung der Geschäftsprozesse durch integrierte Workflows
- Unterstützung gängiger ERP-Systeme wie DATEV, SAP und SoLution
Rechtssichere Archivierung
Die Archivierung entspricht allen gesetzlichen Anforderungen, etwa GoBD, und garantiert Compliance.
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Nachvollziehbare Dokumentenhistorie durch revisionssichere Speicherung
- Vorbereitung auf elektronische Steuerprüfungen
Einfache Suche und schnelle Zugriffe
Intuitive Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Dokumenten – auch bei großen Datenmengen.
- Volltextsuche innerhalb von Dokumenten
- Filter- und Sortierfunktionen für präzise Ergebnisse
- Suchergebnisse in Echtzeit
Workflow-Unterstützung
Automatisierte Workflows erleichtern Freigaben, Prüfungen und andere Geschäftsprozesse und sparen Zeit.
- Erstellung flexibler, anpassbarer Workflows
- Automatische Benachrichtigungen und Aufgabensteuerung
- Transparente Prozessverfolgung und Statusübersicht
Ist Ihre Dokumentenverwaltung bereit für die Zukunft?
Ob Beratung, Planung, Umsetzung oder ein unverbindliches Angebot – wir stehen Ihnen mit Kompetenz und Erfahrung zur Seite.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
