Rezension und Referenzgeschichte
Wie awell seine vielfältigen Dienstleistungsprozesse per ERP im Griff hat
Per ERP das Facility-Management perfektionieren
Warum unsere ERP-Lösung bei awell die Basis der Digitalisierung bildet
Unsere Zusammenarbeit mit awell zeigt, wie innovative Technik und intelligente ERP-Lösungen Hand in Hand gehen. Die Facility-Spezialisten von awell betreuen eine riesige Zahl von Immobilien – und das in ganz Deutschland. Haufe X360 dient dabei einerseits als Steuerungszentrale, andererseits ist das System die Basis für eine weitgehende Digitalisierung.
Um die Reinigungsteams per Leistungsscheinen zu steuern, Reinigungsmittel direkt an die Teams vor Ort zu versenden und Aufträge zu verarbeiten, entwickelte SYSolution gemeinsam mit awell ein passgenaues ERP-System auf Basis von Haufe X360, das diese Aufgaben nahtlos verbindet.
Das System unterstützt die Mitarbeitenden bei jedem Schritt, von der Planung bis zur Rechnungsstellung. Durch Analyse, Abstimmung und kontinuierliches Feintuning konnten Abläufe automatisiert, Transparenz erhöht und Prozesse deutlich beschleunigt werden.
Unsere Lösung vereinfacht nicht nur den Arbeitsalltag, sondern gewährleistet langfristig Effizienz, Genauigkeit und Wachstum – eine Partnerschaft, die Vertrauen, Pragmatismus und echten Mehrwert bietet.
Die Vorteile für awell im Überblick
Systematisch:Stufenweiser Go-Live von neuen ERP-Funktionen – für eine kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung des Unternehmens
Präzise: Steuerung der Reinigungsteams per Leistungsscheine – erstellt per ERP (Geplant: Vernetzung von Teams und Zentrale per Tablet)
Einfach: Warenbestellungen aus dem System heraus – mit Direktversand der Reinigungsmittel an die Teams vor Ort
Umfangreich:Anpassung des ERP-Systems durch SYSolution – für die Entwicklung einer speziellen Branchenlösung
Geplant: Schnittstelle zu den ERP-Systemen der Kunden – für die direkte Verarbeitung von Aufträgen in Haufe X360
Geplant:Unterschrift der Kunden nach Leistungserbringung per Tablet oder Smartphone – mit direkter Rückmeldung an das ERP-System
In kleinen Schritten zur perfekten Lösung
5 Fragen – 5 Antworten
zu unserer Haufe X360 Lösung bei awell
Eine reibungslose Auftragsabwicklung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit Haufe X360 optimieren Sie diesen Prozess durch flexible Auftragsarten und maßgeschneiderte Workflows. Ein hoher Automatisierungsgrad steigert die Effizienz, während vollständige Transparenz fundierte Entscheidungen ermöglicht.
1. Wie war die Ausgangslage?
Rund 1.500 Grundstücke und Gebäude, um die sich 700 eigene Mitarbeitende sowie diverse Partnerfirmen kümmern – bereits die „nackten Zahlen“ von awell sind mehr als beeindruckend. Und: Das Dienstleistungsspektrum ist breit – mit Leistungen wie Gebäudereinigung und -instandhaltung, Grünanlagenpflege, Parkplatzservice, Winterdienst und dem technischen Facility Management.
Zahlreiche Industriebetriebe, Banken, Kliniken und ein Fußballstadion setzen auf dieses Rundum-Know-how, weshalb das Unternehmen seit Jahren konstant wächst.
Gibt es so etwas wie ein Erfolgsgeheimnis? „Alles dreht sich bei uns um die Anforderungen unserer Kunden“, antwortet Geschäftsführer Markus Wolf. „Wir orientieren uns präzise am Bedarf, der je nach Gebäude sehr unterschiedlich ist.“ Zur Steuerung von Auftragsabwicklung, Vertragswesen und Co. kam dabei mehr als 30 Jahre lang ein eigenentwickeltes ERP-System zum Einsatz. „Das System funktionierte gut“, betont Christian Gutmann, ebenfalls Geschäftsführer bei awell. „Allerdings wollten wir uns weiterentwickeln und diverse Prozesse digitalisieren. Es wäre viel zu aufwändig gewesen, dafür die eigene Software weiterzuentwickeln.“
2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Bereits im Jahr 2021 kam es zum ersten Kontakt mit Haufe X360 und SYSolution, um eine ERP-Lösung zu diskutieren – der Kick-Off für die Einführung des ERP-Systems erfolgte aber erst Anfang 2024. Anschließend startete eine Serie von Meetings, in denen wir die Prozesse des Unternehmens gemeinsam analysiert haben. Das war unverzichtbar – auch und gerade, weil wir Haufe X360 mit diversen Erweiterungen an die Prozesse der Branche anpassen mussten.
3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems durch unsere Experten?
Wir setzten auf einen betont kleinteiligen Prozess, um Detaillösungen programmieren und das ERP-System stufenweise anpassen zu können. Dazu haben wir zunächst eine Key-User-Gruppe aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens gebildet – im Rahmen von zahlreichen Workshops kamen die Aufgaben und Prozesse des Unternehmens auf den Tisch. Dieses Wissen floss umstandslos in alle Programmierungen und Modellierungen mit ein. Interessant ist hierbei etwa das umfangreiche „Vertragsmodul“, mit dem awell seine Kooperationspartner und deren Verträge managt. Auch für die Steuerung der Vergütungen von externen Leistungen entstand ein ähnlich spezielles Modul.
4. Was zeichnete die Umstellung ansonsten aus?
Interessant ist die Philosophie hinter diesem Prozess, denn awell wollte seine Digitalisierungsziele keinesfalls im ersten Schritt erreichen. Im Gegenteil: Die erste Version von Haufe X360 bildete „nur“ die vorherige ERP-Eigenentwicklung eins zu eins ab – wir haben also ein bestehendes System durch eine andere Plattform ersetzt, mit der man viele Prozesse in ähnlicher Weise ausführt. In der Folge fühlten sich die Mitarbeitenden direkt wohl mit der neuen Software. Jetzt wird das Ganze langsam um neue Funktionen ergänzt. So gleitet das Unternehmen sanft in die neuen Prozesse.
5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?
Auftragsabwicklung: awell bekommt regelmäßige Großaufträge von Industrieunternehmen oder Handelsketten, zu denen zahlreiche Reinigungsleistungen an verschiedenen Immobilien gehören – und viele dieser Aufträge werden per SAP-System versendet. Aktuell kommt das Ganze noch per E-Mail-Anhang bei awell an, weshalb Mitarbeitende den Auftrag manuell in das ERP-System übertragen müssen. „Wir planen aber bereits eine Schnittstelle von Haufe X360 zum SAP-System der Kunden“, erklärt Geschäftsführer Markus Wolf. „Anschließend landet die Bestellung direkt im System und stößt weiterführende Prozesse an.“
Steuerung der Teams: Nach der Erfassung eines Auftrags werden „Leistungsscheine“ per ERP erzeugt. Diese gehen per E-Mail an die Reinigungsteams vor Ort. Der Schein gibt zum Beispiel darüber Auskunft, wie häufig etwas gereinigt werden muss und auf welche Weise. Nach Abschluss der Reinigungsprozesse unterschreibt der Kunde auf dem Schein: Job ausgeführt! Und wie sieht hier die Zukunft aus? „Wir wollen den Prozess digitalisieren“, antwortet Geschäftsführer Christian Gutmann. „Die Infos zur Reinigung wandern ohne Umwege vom ERP-System zum Tablet des Leiters eines Reinigungsteams. Und nach Abschluss der Reinigung unterschreibt der Kunde einfach auf diesem Tablet. Die Leistungsscheine werden also überflüssig.“
Warenwirtschaft: Das Unternehmen verfügt nicht über große Lager. Stattdessen liefern Hersteller die meisten Materialien direkt an die Reinigungsteams vor Ort. Letztere melden dazu im Vorfeld ihren aktuellen Materialbedarf an die Zentrale, die wiederum per ERP die Bestellung ausführt. „Im Vorfeld prüfen unsere Mitarbeitenden in der Verwaltung anhand ihrer Erfahrungswerte, ob die Bestellmengen plausibel sind oder eine Korrektur nötig ist. In Zukunft könnte das ERP-System diese Prüfung anhand von historischen Daten ausführen“, so Geschäftsführer Markus Wolf.
