Rezension und Referenzgeschichte
Maximale Transparenz, minimale Komplexität: Käpple setzt auf unsere ERP-Lösung
Wie Käpple mit unserer ERP-Lösung sein breites Spektrum an Dienstleistungen steuert
Als Outsourcing-Partner verantwortet Käpple ein enorm breites Spektrum an manuellen und teilautomatisierten Dienstleistungen für Industrie und Handel – unsere ERP-Lösung sorgt dabei für eine perfekte Steuerung und Transparenz.
Die Aufgabenstellung von der Firma Käpple war wie gemacht für unseren Ansatz.
Unser Anspruch ist es, nicht in theoretischen Konzepten zu verharren, sondern pragmatisch zu handeln, Strukturen zu verschlanken und aktiv anzupacken. Denn für uns steht immer im Mittelpunkt: Die Lösung muss sich nahtlos in das Unternehmen einfügen und dessen Abläufe wirklich verbessern.
Deshalb haben wir uns zunächst intensiv mit den speziellen Anforderungen von der Firma Käpple beschäftigt. Gemeinsam mit dem Unternehmen haben wir die bestehenden Prozesse sorgfältig analysiert, Stärken und Schwachstellen herausgearbeitet und daraus klare Aufgaben definiert.
Schritt für Schritt entstand so ein ganzheitliches Bild davon, wie eine ERP-Lösung aussehen muss, die exakt zu den täglichen Abläufen passt
Das Ergebnis war ein ERP-System, das nicht nur die individuellen Bedürfnisse von Käpple berücksichtigt, sondern auch spürbar für Effizienz sorgt: schlankere Prozesse, transparente Abläufe und eine Lösung, die in jedem Detail auf das Unternehmen zugeschnitten ist und sofort einen echten Mehrwert liefert.
Die Vorteile für die Käpple Qualitätsleister GmbH & Co. KG im Überblick
Schnell: Go-Live in nur vier Monaten dank einer direkten Abstimmung zwischen SYSolution und Käpple
Aktuell: Kennzahlen wie Bestelleingang und Deckungsbeiträge liegen jederzeit vor
Präzise: Vorgefertigte Eingabemasken für die Anlage eines neuen Auftrags und die Zuordnung von Warenein- und -ausgang
Zentral: Bündelung aller Daten eines Auftrags – von den Lieferscheinen im Wareneingang über die Dokumentation von Fertigartikeln bis zu den Rechnungen
Flexibel: Mobiler Zugriff auf alle Prozesse – für die Arbeit von Außendienst und Geschäftsführung unverzichtbar
Per ERP zentrale Prozesse und das Projektmanagement perfektionieren
5 Fragen – 5 Antworten zu unserer Haufe X360 Lösung bei Käpple
1. Wie war die Ausgangslage?
Von der Vormontage technischer Komponenten über Verpackungs- und Konfektionierungsarbeiten bis hin zu komplexen Sortier- und Prüfprozessen – das Know-how von Käpple ist außergewöhnlich. Dabei verfügt das Unternehmen über 200 qualifizierte Mitarbeitende an zwei Standorten, die ausnahmslos maßgeschneiderte Produktionslösungen bereitstellen. 25 Jahre Erfahrung fließen in diese Jobs, wobei der Kundenkreis von der Automotive- bis zur Kosmetik- und Lebensmittelindustrie reicht. „Unsere Auftraggeber schätzen es, dass wir bei allen Arbeiten eine hohe Qualität und Prozesssicherheit garantieren“, erklärt dazu der geschäftsführende Gesellschafter und Problemlöser Marcel Mühlhofer. Dabei ändern sich bei Käpple ständig die Aufgaben, was alle Mitarbeitenden herausfordert – wer heute etwas montiert, ist am nächsten Tag mit der Befüllung von Paketen beschäftigt.
2. Wie kam es zur Wahl von Haufe X360?
Um die große Projektvielfalt effizient zu steuern, setzte Käpple jahrelang auf Lexware – allerdings mit Performance-Problemen, die mit zunehmenden Datenmengen größer wurden. Eine ERP-Neuaufstellung lag also auf der Hand. „Wir waren dabei auf der Suche nach einer cloudbasierten Plattform zur zentralen Steuerung der Aufträge. Außerdem benötigten wir einen transparenten Blick auf alle Unternehmensbereiche“, so Marcel Mühlhofer. Nach einer Webrecherche entschied er sich für Haufe X360 und den Implementierungspartner SYSolution.
3. Wie erfolgte die Modellierung des ERP-Systems?
Die Aufgabe war perfekt für uns, weil wir sowohl Lexware als auch Haufe X360 implementieren – wir wissen also, worauf es beim Übergang zum neuen System ankommt. Zugleich beraten wir Kunden in jedem Detail und sind sehr schnell. Im Fall von Käpple genügte zunächst ein ausführliches Telefongespräch, um mit einem Lastenheft loszulegen. Es bildete den Weg von Lexware zu Haufe X360 in jedem Detail ab.
4. Was zeichnete die Umstellung aus?
Ein großer Vorteil war, dass Marcel Mühlhofer die Prozesse seines Unternehmens aus dem Effeff kennt. Für die ERP-Modellierung hieß das: Wir konnten jederzeit und ohne vorherige Abstimmung bei dem Geschäftsführer per MS Teams „anklopfen“ und ihm eine Teillösung präsentieren. Wir haben also praktisch ‚on the fly‘ das System modelliert und sofort wieder korrigiert. In der Folge dauerte die ERP-Erstellung nur vier Monate.
5. Wie profitiert das Unternehmen vom neuen ERP?
Projektsteuerung: Bei neuen Montageaufträgen erkundigt sich der verantwortliche Mitarbeiter zunächst kurz im Lager, ob dazugehörige Rohartikel – also die zu montierenden Komponenten – schon vorliegen. Anschließend erfasst er diesen Bestand im ERP-System und verbucht ihn beim dazugehörigen Auftrag. Somit ist sichergestellt, dass Wareneingang und Auftrag zueinander „passen“. Auch der spätere Lieferschein lässt sich mit wenigen Klicks aus den Auftragsdaten heraus erstellen.
Warenwirtschaft: Aus den ursprünglichen Rohartikeln werden (nach der Verarbeitung) mit wenigen Klicks „Fertigwarenartikel“. Hierbei passieren zwei Dinge auf einmal: Zum einen sinkt auf diese Weise der Rohartikel-Bestand – sobald deshalb Nachlieferungen benötigt werden, kann man das im System einfach nachvollziehen. Zum anderen sieht der Projektleiter bei Käpple, wie viele Fertigartikel bereits produziert wurden und welche Mengen noch ausstehen. Darüber hinaus gilt: Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Warenbestand und ausgelieferte Waren eines Auftrags liegen gebündelt vor. Verantwortliche haben also einen Rundum-Blick auf „ihre“ Projekte.
Controlling: Geschäftsführer Marcel Mühlhofer sieht eine ganze Reihe von Kennzahlen in seinem Dashboard – von den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten über Deckungsbeiträge bis zu vorliegenden Bestellungen. „Ich checke zum Beispiel, wo wir bei der Umsetzung eines Auftrags stehen und ob ein finaler Liefertermin naht. Wenn sich hier Probleme andeuten, sehe ich das frühzeitig und greife ein.“
